Do Problema aos Resultados: o Processo e as Melhorias Práticas – Texto de Andréa Giovanni Spelta (publicado na Revista Tecnologia Gráfica)

09/08/2010 at 9:14 AM Deixe um comentário

Num ambiente de negócios cada vez mais complexo devido ao constante acirramento da concorrência e às crescentes exigências dos clientes, as empresas enfrentam diariamente o desafio de transformar problemas em resultados. Para vencer esse desafio tão importante para a sobrevivência das companhias é preciso conduzir de forma competente um processo denso e geralmente longo, composto por três etapas:
1. Resolver um problema, isto é, escolher a solução que conduzirá a empresa, de modo eficiente, da situação atual à situação desejada;
2. Desenvolver e implementar a solução escolhida;
3. Atingir a situação desejada, obter os resultados esperados e sustenta-los no tempo.
Muitas empresas não obtém o sucesso desejado porque desconhecem ou não aplicam as melhores práticas em cada etapa desse processo, que acaba por apresentar muitas falhas. Tendo em vista a importância do tema, vamos examinar as falhas mais freqüentes e mostrar como evita-las.

ENCONTRANDO UM CAMINHO
Nossa análise desse processo tem início após a identificação do problema que precisa ser resolvido. Geralmente, a análise e a resolução do problema acontecem durante reuniões dos envolvidos com o assunto. Entretanto, a efetividade dessas reuniões costuma ser muito baixa, pois a análise objetiva do problema fica comprometida por vários fatores: influência da hierarquia, compulsão de alguns de dominar e “vencer” a reunião, premissas e interesses individuais não expressos, diferenças de personalidade e de habilidade para o debate, emoções, etc. Em conseqüência, o grupo analisa de forma desordenada tanto o problema quanto as possíveis soluções. Ademais, freqüentemente, formam-se pólos de defensores de soluções alternativas, que se enfrentam apresentando argumentos para demonstrar que sua solução é melhor que as outras. A experiência demonstra que, em geral, decisões adotadas nesse cenário pouco colaborativo e por vezes caótico não terão a eficácia esperada.
Embora a habilidade de resolver problemas de negócios seja crucial para o sucesso das empresas, percebe-se que pouca atenção é dada ao desenvolvimento de tal habilidade, tanto nas escolas quanto nas próprias empresas. Usando apenas a intuição e as habilidades inatas para analisar problemas, é difícil escapar do cenário descrito acima. A habilidade de conduzir reuniões e de interagir com pessoas pode melhorar esse quadro, mas não na medida necessária. Para conferir maior efetividade ao processo de resolução de problemas, é preciso analisar o problema de forma estruturada. Isso significa ser capaz de separar o problema nos seus elementos componentes e analisar cada elemento em separado e de forma sistemática e suficiente. Há literatura bastante ampla sobre métodos e ferramentas para apoio ao processo de resolução de problemas. Desenvolvidas por pesquisadores e empresas de consultoria, essas técnicas permitem que o problema seja analisado de forma organizada e com ampla perspectiva. O resultado é que se adquire uma compreensão mais profunda do problema, mais alternativas são consideradas e maior é a chance de que a solução escolhida seja a melhor possível.

IMPLEMENTANDO A SOLUÇÃO
Escolhida uma solução, inicia-se a segunda etapa do processo de obtenção dos resultados, na qual se deve desenvolver e implementar essa solução. Quando a complexidade do trabalho é grande, tipicamente nesses momentos as empresas criam equipes de projeto, que recebem objetivos em termos de orçamento, prazo de execução e qualidade esperada para o produto final. Entretanto, costumeiramente projetos não respeitam o plano inicial. A área na qual isso ocorre de modo mais sistemático é a de Tecnologia de Informação. Segundo dados do Standish Group, em 2001 apenas 28% dos projetos de tecnologia desenvolvidos nos Estados Unidos atenderam a expectativa inicial. E esses projetos movimentaram mais de US$ 275 bilhões! Visto que soluções implementadas com atraso, sem a qualidade necessária ou com custos superiores ao orçado podem ter conseqüências relevantes para a competitividade das empresas, é preciso entender por que isso ocorre.
As causas para fracassos em projetos são as mais variadas, mas podemos afirmar que há duas causas principais. A primeira é a ausência de boas práticas de gestão de projetos. Até o início dos anos 90, essas práticas eram usadas em ambientes restritos, como grandes empresas de consultoria e engenharia. Desde então, as empresas em geral vêm percebendo que mudanças internas, como o lançamento de um novo produto ou a instalação de uma nova máquina na fábrica, podem ser gerenciadas com as mesmas práticas usadas para gerenciar grandes projetos, como a construção de uma nave espacial. Estimuladas pelo acirramento da concorrência, muitas empresas capacitaram seus funcionários, adotaram tais práticas no dia-a-dia e já estão observando uma melhoria na qualidade de execução de seus projetos.
A segunda causa principal dos fracassos em projetos é a quebra de compromisso dentro da equipe de projeto, bem como entre a equipe e as partes envolvidas, como outras áreas da empresa e fornecedores. Ou seja, promessas feitas não são cumpridas. Isso ocorre por vários motivos, que podemos dividir em dois grupos. Motivos técnicos, como erros de estimativa e surgimento de imprevistos. E motivos comportamentais, como superficialidade ao tratar ofertas e diferenças de entendimento provocadas por falhas de comunicação. As boas práticas de gestão de projetos incluem métodos, como a documentação formal de projetos e o planejamento de risco, que podem diminuir significativamente a incidência dos fracassos provocados por motivos técnicos. Para diminuir a incidência de fracassos provocados por motivos comportamentais é preciso operar uma mudança cultural, difícil e lenta, mas necessária. Seminários e treinamentos possibilitam conscientizar e desenvolver nos funcionários habilidades para ouvir, falar e agir que construam relacionamentos de mútua confiança.

SUSTENTANDO OS RESULTADOS
Finalmente, após a implementação bem-sucedida da solução, tem início a terceira e última etapa no processo de obtenção dos resultados, na qual devem-se efetivamente atingir os resultados previstos e sustenta-los ao longo do tempo. Entretanto, freqüentemente essa etapa é negligenciada pelas empresas. Talvez porque se supõe que após a conclusão da implementação os resultados aconteçam automaticamente. OU porque, uma vez concluído, o projeto acabe sendo esquecido, pois a atenção dos executivos está mais voltada para novos problemas e projetos em curso do que para a avaliação dos resultados de projetos concluídos. Mas esse é um grave equívoco, que resulta em retorno abaixo do esperado para os investimentos da empresa e leva ao emprego insatisfatório de seus ativos. Para garantir que os resultados sejam efetivamente atingidos e sejam sustentáveis no tempo, é preciso criar uma política firme de controle de desempenho dos ativos recém-adquiridos, baseada em métricas, objetivos e revisões periódicas. No limite, talvez um novo ciclo do processo de obtenção dos resultados deva ocorrer e novos investimentos devam ser realizados para viabilizar os resultados inicialmente pretendidos.
Não é novidade que as empresas enfrentam dificuldades cada vez maiores para produzir os resultados esperados. Muitos atribuem resultados insatisfatórios a uma conjuntura desfavorável, mas freqüentemente o que de fato impede a empresa de atingir o patamar de desempenho almejado são práticas internas deficientes no processo de transformação de problemas em resultados. A aplicação das melhores práticas por todos os setores da empresa, de modo consistente e competente, pode resultar em importante diferencial competitivo sobre a concorrência.

Andréa Giovanni Spelta foi professor de Projeto Industrial Gráfico na Faculdade Senai de Tecnologia Gráfica

Anúncios

Entry filed under: Gestão, Senai.

Livros digitais, Epub’s e Tecnólogos Gráficos Tripé do sucesso empresarial – Texto de Adriano Fabri (HSM Online)

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


agosto 2010
D S T Q Q S S
« jul   set »
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031  
Participe com seus comentários!!! Divulgue o blog!! Vamos criar mais um fórum de debates da indústria gráfica!

Tópicos recentes

Feeds


%d blogueiros gostam disto: