O que é ser Empresário Gráfico

21/08/2009 at 12:39 PM Deixe um comentário

 
Escrito por Flávio Botana   
Ter, 31 de Março de 2009
 

A falta de tempo é uma doen­ça crônica nas empresas. Vemos a todo o momento pes­soas se quei­xan­do que o dia passa mui­to rápido e nada foi fei­to. Quan­do tomamos a figura do empresário, a coi­sa fica ain­da mais grave. Está sempre correndo, falando com vá­rias pes­soas ao mesmo tempo, tomando decisões urgentes e apagando in­cên­dios (que provavelmente ocorreram em função de algum efei­to colateral das decisões urgentes tomadas no dia an­te­rior). Surge um círculo vi­cio­so que sufoca o empresário, faz sua qualidade cair e, em mui­tos casos, afeta inclusive a sua saú­de. Isso acaba prejudicando também toda a estrutura da empresa, que sofre os efei­tos dessa administração ata­ba­lhoa­da e imprecisa. Mas, qual é a saí­da para esse problema? Os em­pre­sá­rios mui­tas vezes têm cons­ciên­cia dessa questão, porém simplesmente não conseguem resolvê-​lo.

O objetivo deste artigo é identificar alguns dos fatores “tomadores de tempo” e propor o que seria uma descrição de cargo do empresário, isto é, ­quais são as únicas coi­sas nas ­quais ele deve dedicar o seu tempo.
Vamos ini­cial­men­te entender por que tantas pes­soas precisam falar com o dono para rea­li­zar o seu trabalho. Podemos identificar três si­tua­ções básicas que fazem as pes­soas procurarem o empresário para tomar as suas decisões.

A pri­mei­ra provém de uma ordem que o próprio empresário deu: “Não façam nada sem falar comigo”. As pes­soas simplesmente obedecem. Logo, se quisermos acabar com esse tomador de tempo, precisamos entender a origem dessa ordem.

A questão-​chave é a con­fian­ça. O empresário tem uma equipe na qual não confia e que, portanto, não se sente à vontade para delegar au­to­ri­da­de. Aqueles que de­ve­riam ser os elementos de decisão passam a ser unicamente “organizadores de informação” para que o empresário decida. Devemos reparar que não está em jogo aqui a competência dos fun­cio­ná­rios em tomar decisões de forma correta. O fato é que o próprio empresário resolve não ter tempo à medida que exige que todas as decisões devam passar por ele.
Como solução, já vi algumas vezes em­pre­sá­rios organizando complexas agendas para poder “despachar” com os seus funcionários diretos. Reparem que o que se observa é um típico ataque ao efei­to e não à cau­sa. A falta de con­fian­ça não muda com essas rotinas. Se o empresário quiser ganhar tempo tem de plantar a con­fian­ça no seu grupo.

A segunda si­tua­ção que corrói o tempo do empresário é a insegurança ou incompetência dos fun­cio­ná­rios diretos na tomada de decisão. No momento em que, por qualquer razão, o fun­cio­ná­rio vacila em tomar a decisão e encontra no empresário alguém que chama para si a responsabilidade, cria-​se uma si­tua­ção extremamente desgastante para o líder e, entendam, extremamente confortável para o fun­cio­ná­rio.

Repare que se o empresário assume as decisões que o fun­cio­ná­rio tomaria, o risco para ele vai a zero. Se der certo foi o fun­cio­ná­rio que propôs e se der errado foi o empresário que decidiu. Essa rotina pode ­criar voluntária ou in­vo­lun­ta­ria­men­te uma si­tua­ção mui­to tranqüila para o fun­cio­ná­rio, que não verá razão alguma para mudá-​la. Se esse pro­fis­sio­nal tem algumas características como medo, insegurança, ou se ele tem uma competência limitada para tomar decisões, essa forma de trabalhar passa a ser o melhor (e talvez o único) caminho para a estabilidade pro­fis­sio­nal e a aposentadoria sem problemas. Se o empresário não percebe essa armadilha, tal rotina pode durar por anos.

Normalmente, o em­preen­de­dor gosta de decidir e de correr riscos, não têm problema com o excesso de trabalho e gosta de trazer para si a responsabilidade. Assim, quando algum colaborador apresenta algo para ele decidir, o líder assume facilmente a tarefa. Está montada a “armadilha”.

A ter­cei­ra si­tua­ção é aquela em que as pes­soas consultam o empresário porque real­men­te não fazem ­idéia de qual será a sua decisão. Por não existirem políticas claras e pelo fato da cultura da empresa não estar corretamente difundida, as decisões são mais di­fí­ceis de serem tomadas. Logo, a única forma de se saber qual a melhor resolução é consultando caso a caso o empresário.

Quan­do os fun­cio­ná­rios entendem a estrutura de decisão da companhia, conhecem os objetivos e as metas a serem alcançadas, o norte está dado e, portanto, as escolhas do dia-​a-dia tornam-​se mais fá­ceis de serem fei­tas.

Mui­tas vezes, esse problema se manifesta quando alguma decisão é tomada e pos­te­rior­men­te descobre-​se que, por desconhecimento de aspectos relevantes em relação ao tema, não foi a correta, sendo necessário alguns remendos para melhorar o resultado. Quan­do isso ocorre é natural, e é até esperado, que na próxima vez exista uma consulta prévia.

Reparem que esses três fatores não são isolados. Em mui­tos casos, a falta de con­fian­ça pode fazer com que o fun­cio­ná­rio se acomode em não decidir, ou a falta de informação administrativa faça com que ele tome uma decisão inadequada, forçando o empresário a uma ­maior centralização nas decisões pos­te­rio­res. Para atacar efetivamente as cau­sas dos problemas e gerar “ganhadores de tempo”, acreditamos que a descrição de cargo do empresário deve conter apenas três itens:

1) Montagem da sua equipe
Um líder é a pessoa que consegue obter resultados através do trabalho dos ou­tros! Portanto, faz parte de sua atividade interagir com sua equipe. É absolutamente óbvio, e isso pode ser checado com qualquer em­preen­de­dor, que o tipo de interação do líder com seus comandados depende de algumas características da equipe. Grupos diferentes demandam ações diferentes por parte da liderança, e essas ações exigirão desse indivíduo porções diferentes do seu tempo. E essa é a questão que se deve discutir.

A única forma que o líder tem para ganhar tempo com sua equipe é fazendo-​a au­tô­no­ma. Uma equipe au­tô­no­ma sabe analisar os problemas, identificar possibilidades e, acima de tudo, consegue tomar as decisões ca­bí­veis a seu nível de au­to­ri­da­de, consultando seus pares ou su­pe­rio­res somente em si­tua­ções onde a qualidade da decisão coletiva será melhor do que a in­di­vi­dual. Dessa forma, a pri­mei­ra grande missão de um líder é formar uma excelente equipe au­tô­no­ma. É a pri­mei­ra e a mais importante. O líder não deve pensar em ou­tro objetivo enquanto esse não tiver sido alcançado. A sua equipe é quem dará os sub­sí­dios e o tempo necessário para as novas etapas e conquistas.

Mas, essa tarefa, que é a mais importante, também é a mais difícil. Raramente se encontram pes­soas prontas para ocupar os postos dis­po­ní­veis. Mui­tas vezes o trabalho do líder será formar a sua equipe. Isso demandará tempo e mui­ta dedicação. Só se percebe que temos efetivamente um colaborador au­tô­no­mo quando percebemos nele três características: con­fian­ça, competência e comprometimento. Tais aspectos dever ser moldados no colaborador para que ele se torne apto a conquistar a au­to­no­mia e ser um ver­da­dei­ro membro da equipe. Note-​se que esse trabalho só pode ser ter­cei­ri­za­do no aspecto da competência, através de cursos, visitas, trei­na­men­tos etc. As ou­tras duas características só serão atingidas se hou­ver um trabalho lado-a-lado do líder com o colaborador, crian­do con­fian­ça e motivação para se atingir o comprometimento.

2) Contato com os clientes
Teo­ri­ca­men­te, ninguém deveria conhecer mais a empresa do que o seu fundador. Ele sabe o que fez e para quem fez. Por esse motivo, também é de se esperar que ninguém conheça os clien­tes melhor do que o dono. Em mui­tas si­tua­ções é isso que se verifica. O dono efetua boas vendas (mui­tas vezes, as melhores), faz ne­go­cia­ções interessantes e tem a habilidade e poder de dizer “não” quando é preciso. Só que, infelizmente, alguns se dei­xam levar pela rotina de suas fábricas e abandonam a segunda atividade mais importante de um empresário que é estar em contato com seus clien­tes.

No mundo globalizado ­atual, as mudanças são cada vez mais intensas e freqüentes. Um empresário que não conversa com seus clien­tes corre o risco de viver num mundo de ne­gó­cios que já não existe mais. E, se o empresário fica de­sa­tua­li­za­do e desinformado, suas ações erradas podem contaminar o trabalho de sua equipe, crian­do no mínimo uma confusão de di­re­cio­na­men­to que pode atrapalhar ou até comprometer os resultados de sua empresa.

Mas, que conversa é essa que o empresário deve ter com seus clien­tes? Ele não deve ir ao clien­te para ser o empresário-​vendedor, que só aparece quando os grandes pedidos estão em jogo. Da mesma forma não pode assumir o papel de empresário-​vítima, que só aparece para levar bronca, tam­pou­co do empresário-​bombeiro, que só dá as caras para apagar in­cên­dios.

Ele deve ser o empresário-​empresário, que vai discutir com o seu clien­te como vão os ne­gó­cios, ­quais as perspectivas políticas e econômicas do País e como elas podem afetar o negócio de ambos, discutir interesses em­pre­sa­riais comuns, discutir planos futuros de cada uma das empresas. Enfim, uma conversa estratégica.

Essa troca de ­idéias, fei­ta com os prin­ci­pais clien­tes, deverá ser a base de um novo pensar estratégico da própria empresa. Como antever novas movimentações do mercado; como rea­gir a elas; como preparar a empresa e as pes­soas para novos de­sa­fios. A nova visão dos clien­tes orien­ta a nova visão da empresa. E isso faz todo o sentido. Eu colocaria na descrição de função de um empresário que ele deveria almoçar com um grande clien­te ou prospect pelo menos uma vez por semana!
É a visão estratégica.

3) Contato com os funcionários
A ter­cei­ra e não menos importante missão do empresário é conversar com seus fun­cio­ná­rios.
No seu livro Or­ga­ni­za­tio­nal Culture and Lea­dership (Cultura Or­ga­ni­za­cio­nal e Liderança) o au­tor, Edgard ­Schein, diz que uma das maio­res formas de transmissão de cultura de uma empresa é o que o empresário valoriza, o que ele repara e principalmente o que ele cobra. Portanto, cada vez que o empresário dedica um tempo a conversar sobre qualquer coi­sa com seus fun­cio­ná­rios, está transmitindo ou reforçando a cultura existente na empresa. E isso é mui­to bom.

Um empresário distante não reforça a cultura da empresa. E a cultura é a grande bússola para as pequenas decisões que todos tomam ao longo do seu dia de trabalho. Quan­do se sabe o que é certo, valorizado, cobrado, não existe razão para fazer o contrário, até porque todas as pes­soas querem ter sucesso, querem ser bem vistas. Agora, quando essa referência se perde, cada um vai fazer aquilo que achar melhor, em sua opi­nião.

De forma similar ao que foi dito em relação aos clien­tes, esses bate-​papos não devem ser focados apenas em si­tua­ções específicas, em pequenas cobranças, solicitações ou co­men­tá­rios. O empresário deve apro­vei­tar cada momento em que consegue ­atrair a atenção dos seus fun­cio­ná­rios para ­atuar como educador. Reforçar as posturas adequadas, os procedimentos corretos, estimular o bom re­la­cio­na­men­to entre colegas, mostrar a importância dos clien­tes e quanto o bom atendimento a eles fortalece a empresa e seus fun­cio­ná­rios. Em suma, mostrar o que pensa e o que espera de todos.

Outro aspecto interessante é trazer as conversas com os clien­tes para dentro da empresa. Os fun­cio­ná­rios também devem saber o que os clien­tes comentaram com o empresário. Aspectos positivos e negativos, perspectivas para o futuro etc. Além disso, o diá­lo­go com os fun­cio­ná­rios é uma excelente oportunidade para medir o clima da empresa. Mais do que falar, o empresário precisa ou­vir. Esse canal direto é fundamental, pois a informação vem direto das pes­soas, sem interpretações nem ruí­dos, que freqüentemente acontecem quando os fatos passam por vá­rias pes­soas de hie­rar­quias diferentes e com interesses específicos até chegar à liderança. Se a conversa com os clien­tes reflete a visão estratégica, o contato com os fun­cio­ná­rios reflete a cultura da empresa.

Fica finalmente uma grande convicção de que, prio­ri­zan­do o seu tempo em formar sua equipe, ou­vir seus clien­tes e conversar com seus fun­cio­ná­rios, o empresário conseguirá fazer com que a sua empresa ande de forma mais independente e segura. O resultado é a redução de problemas, das ur­gên­cias e uma sobra de tempo. Essa sobra de tempo será mui­to bem utilizada se o empresário investí-​la em melhorar ain­da mais a sua equipe, conversar ain­da mais com seus clien­tes e fun­cio­ná­rios e também cui­dar de sua saú­de e de seu bem-​estar.

Afinal, não existe lei ou regra que imponha que o empresário gráfico não possa ser uma pessoa tranqüila, agradável, com tempo para sua empresa, sua família e seus afazeres pes­soais. A tarefa é árdua, mas só se atingirá o sucesso se for dado o pri­mei­ro passo.

Flávio Botana é professor do Curso Superior de Tecnologia Gráfica da Escola Senai Theobaldo De Nigris.

Texto publicado na Edição 65 da Revista Tecnologia Gráfica

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